会议策划

一、策划概述

（一）总体思路

接手了一个新的会议筹备工作，办公室主任、行政主管、会议秘书或者其他责任人员应该从哪些地方人手迅速进入工作状态呢?总的思路应该是：估算工作量一调配资源一明确职责一落实重点一综合检查。

1．估算工作量

迅速估算出本次会议工作量的大小，是主管会议筹备工作的人员首先要做的一项工作。估算会议筹备工作量可以凭借以往积累的经验，也可以借助本书前面介绍的会议筹备工作量的公式。要注意的是：不要把估算出的数值绝对化了，无论如何都要留下一点空间，留下了空间就为自己选择了主动。在估算具体的工作量时，还要注意及时召集有关单位和有关人员，听取他们对工作量估算的意见。

2．调配资源

整个会务工作涉及人、财、物，还涉及体制、规章、技术等等。人、财、物是资源，体制、规章、技术也是资源，而且有些还是直接影响会议成败的重要资源。会议所需要的资源有的并不在主管会议筹备工作的负责人的手中，或者未经相应的程序还不能自由地去支配这些资源，因而需要先将获得与支配这些资源的途径一一打通，并力求做到通过这些渠道随时可以便利地占有和使用它们。随后，要把汇集到的资源一一调配到相应的准备工作中去。会议筹备主管必须要记住：不能决定资源配置问题，计算出的会议准备工作量是不准确的，交代的任务也是不落实的。

3．明确职责

当能够清晰地描述所要面对的工作任务，并且能够为完成这些任务提供最好的，至少是最必要的资源条件时，主管会议筹备工作的人员就有理由明确各个环节的职责了。此时，要对涉及的全部会务工作逐项进行分工，将责任落实到单位和具体人员，并确定完成本项工作的最后时限。

·有时候，主管以为各项职责自己已经交代得很明确了，但是下属们还是不知道应该怎样去做。可能的原因是：

·主管只交代了任务，并没有配置相应的资源，或者资源配置得不尽合理；

·责任没有细分，比较笼统，且没有将责任量化；

·责任没有落实到人；

·责任本身就不合理。

以上种种给人一个启示：明确他人责任的人，首先要成为一名会议筹备工作专家，一名优秀的会议管理者。

4．落实重点

会议准备工作环节众多，因此一定要找准重点，并确保重点环节的落实。

因此议题不一，性质不同，资源状态也不一样，会议准备工作的重点自然要因会而异。总结会、布置工作的会，材料准备可能是重点；召开电子会议，会议室及其相关设备的调试可能是重点；咨询会、研讨会、学术交流会，邀请实力派专家学者、整合有创见的观点是重点；休闲联欢会，如何制造气氛应该是个重点……

但是，各类会议也都有一些共性的内容，需要在会议准备阶段作为重点特别予以落实。例如：

(1)会议通知。要表达的内容，特别是开会的几大要素是否真的写清楚、写准确、写完整了，如何保证该通知的人务必通知到等等。

(2)日程。尤其对有参观考察内容的日程安排，更要注意交代清楚。

(3)人员。与会的专家、学者、上级领导、重点人物是否都能保证到会?该来的没有来，没邀请的却又来了——突然出现变化是常有的事。譬如临时来了一位重量级的人物，而主席台上并没有他的座位卡，需要如何应对? 此类事情看起来是小事，却是最容易出现失误的地方，因此需要作为重点内容，事先作出预案。

(4)设备。会议要用的设备、车辆是需要作为重点专门落实的。此外，一些看似很小的环节恰恰也是重点内容。例如，某大学举行开学典礼，当需要奏国歌的时候却发现CD盘奏不出声了。

5．别忘了会前综合检查

临近开会时间，会议组织者要一一了解各项会议准备工作的完成情况，并亲自到场进行综合检查。

检查会议准备工作，应由筹备组负责人牵头，根据会议所涉及的各项会务内容、各单位应该承担的职责及会议组织者的要求，细心督察到位。例如，会议通知发出之后，应该进行一次抽查，以防通知不能按时签收送达。

（二）各阶段准备工作的主要内容

整个会务工作可以分解为五个阶段，会议准备的具体工作内容也就分布在各个阶段之中。

1．会议通知阶段

本阶段准备工作主要有以下内容：

(1)确定会议名称。要注意区别会议名称和议题名称，他们并不都是一回事情，有时候会标和会议名称也不完全一致。

(2)明确会议的组织机构。一定要明确的是：会议是谁召开的、谁发起的或者谁承办的，是单独召开还是联合召开，会务工作由秘书处还是会务组或是机关的某个部门负责等等。

(3)确定会议的时间、地点和会期。这些是会议通知的重点内容。

(4)落实与会人员。包括出席会议的人员和列席会议的人员。会议工作人员也需要在征求领导意见的基础上一并确定。

(5)描述会议的内容。这里是指会议的具体内容，应当逐项描述。不仅出席会议的人员需要了解会议内容，筹备会议的人员更需要了解它们。

(6)明确对与会者的要求。即明确告诉出席和列席会议的人员，需要为参加会议做哪些准备。

(7)何时发出通知。要明确是先发预备通知，还是直接发正式通知。发了正式通知之后，情况有了变化，还可以再发补充通知。发出通知的时间是会议准备工作的重要时间指标。从通知发出的那一天起，留给你完成会议准备工作的时间还有多少，就清清楚楚了。

(8)哪些领导出席。邀请领导人出席会议，一定要提前通知到本人。其意义不仅在于领导人工作繁忙，要求必须提前通知，才便于领导“挤”出时间按时到会，而且还在于领导人对会议的议题、议程的安排有很大的影响，因某位领导临时决定到会导致会议议程大幅度调整的例子并不少见，会议应该怎样开，应该尽可能地事先听听他们的意见。

(9)是否有新闻记者到会。如果有媒体的记者到会，就需要考虑如何做好记者的接待准备，不仅需要为其提供工作条件，还要考虑撰写新闻通稿。

2．会议文件材料准备阶段

可能涉及的需要准备的文件材料有：

·代表证、选举证、会议工作人员胸卡和其他证件；

·会议登记表和签到表；

·会议日程表和大会议程表；

·会议须知及有关活动注意事项；

·讨论分组名单与分组讨论地点；

·会场座位分区表、主席台或会场座次表；

·会议主题报告；

·领导讲话稿；

需要准备的其他发言材料；

开幕词和闭幕词，或者是会议祝词、会议总结讲话；

会议主持入主持稿；

需要散发的其他会议资料。

3. 布置会场阶段

本阶段需要做的主要准备工作是：

·拟定、制作并悬挂会标；

·布置主席台背景；

·装饰主席台并配置会议发言席；

·制作并合理地摆放座位卡；

·配置话筒、音响、录音等电声设备；

·查验会场、主席台，尤其是发言席前的灯光，判断是否需要补充亮光；

·查验会场的供电、冷气(暖气)供应系统；

·考虑入场和退场的线路、方案；

·布置记者席、记者工作的区域，为电视记者准备好电源。

4．会议接待阶段 │ 在会议接待阶段，以下准备工作需要特别注意：

·设置迎宾区和来宾休息室，落实重点接待对象；

·安排专人负责记录到会的领导人，领导人的信息一定要记录准确，为此，应该在事先尽可能地掌握可能到会的领导人的背景资料；

·必要时要为主持会议的人员配备专人作为助手；

·将要作大会讲话的领导人和将要作大会发言的与会代表，要有专人负责提醒其做好准备，必要时应安排他们在指定座位就坐。

5．散会阶段

散会并不意味着会务工作的结束。相反，会务人员却需要为会议的结束做大量的准备工作。主要有：

·考虑如何送会，这一环节还有很多事情要做；

·查一查会议代表的名单、会议简报或会议纪要是否都准备好了；

·会议议定的有关事项有哪些需要在散会前做完；

·后期要发的资料是否都送发了；

·会议的反馈信息是否收到了。

二、策划内容

会议策划是对会议内容和会议形式特征的整体勾画。在着手筹备一个具体的会议之前，需要对这个会议做一个全面的设计——勾画出它的全貌，给它的特色做一个定位，再进一步确定它的重点内容。这项工作做好了，以后的会议准备工作就变成了一项操作性的事务工作。

（一）会议设计要尊重惯例

我们并不反对创新，但是会议不是个人行为，设计会议不允许像在自己的书房和实验室那样驰骋想象。为了让你负责筹备的会议能够有点特色，你首先应该尊重惯例——会议各个环节；通常的做法。例如，主席台上的座次安排，一般都是以左为上，并且已经形成惯例，如果没有；非常充分的理由，你最好不要在这个环节上去创新。再如，主席台背景天幕上需要插红旗的时候，尽管没有人规定只能插几面红旗，但你还是应该在天幕的左右两边各插五面红旗，而不是插三面或者六面。硬要改变人们的视觉习惯，．将会冒很大的风险。在熟悉惯例、尊重惯例的基础上，你也许比较容易抓住机会，于出特色来。

为此，在会议设计的各个环节，不妨都作些思考：

·在这个环节上，一般都是怎样处理的?

·是全部都如此，还是大部分如此，有没有特例?

·如果有特例，那么这个特例存在的条件是什么，我们是否也具备类似的条件?

·如果以前没有特例，现在是否可以有了呢?

（二）会议设计要突出特色

为会议设计一点特色而产生的想法并非源于我们的异想天开的本性。任何会议的议题、时间、地点、与会人员和保障条件等几大要素都不可能完全一样，不同的会议之间客观存在的差异性，就为我们的“特色”设计预留了一块空间。我们所能做的事情是把这一块空间找出来——

·本次会议的几个要素和以前的会议相比，有什么不同?

·在诸多的不同中，哪些状态是比以前更好的?

·哪些是不如以前的?

随后，先考虑有没有什么办法来改变那些“不如以前”的要素，再尝试把那些比以前更好的进一步做大。譬如，会议的主持人很棒，是否可以考虑在他的会议主持稿上出一点彩，让他来为会议增一点色。

（三）会议设计要把握重点

别奢望一个会议形成多个亮点，如果能有一两个突出的特色，其他方面即便平庸一点，也算是接近成功了。在会议设计阶段，时刻要提醒自己的是：

·别忘记了会议的意图是什么；

·直奔会议的意图而去，争取形成突破；

·把能量集中在一起，争取在一个点上实现明显的突破。

三、策划方案

（一）策划方案的概念

当企业从计划经济体制转入市场经济体制以后，策划工作在企业运作中的作用就显得越来越重要了。《哈佛企业管理通书》认为，策划是企业针对未来要发生的事情做当前的决策。面对激烈的市场竞争，企业为了求得可持续的健康发展，必须对自身长远的整体发展作出规划，拟定科学的发展策略、实施方案和评估体系。

商务策划书就是企业在对目前自身的内部资源和外部环境进行分析的基础上，结合企业现状和发展目标，创造性地为下一阶段商务工作作出的全面、详细、周密的规划和安排。由于商务活动的内容很广泛，因此，商务策划书的种类也很多，如市场营销策划书，广告宣传策划书，企业形象策划书，商务公关策划书等。这里介绍的是会议策划方案。

（二）策划方案的特点

1．操作性

会议策划方案的重点不是对市场状况的陈述和经济数据的分析，而是对未来作规划和安排，它所提出的各种措施和方案，是供企业在规定或合适的时间里运作的。因此，策划方案的内容一定要务实，具有可操作性：企业自身能整合多少资源，实际操作会面临多少困难，现实实力和计划目标有多少距离等等，都应和实际状况相符。

2．前瞻性

通常情况下，会议策划方案涉及的工作是企业近期要实施的事项，但是，现实是瞬息万变的，会议运作所依存的环境也在不断地变化中。因此，策划的内容要有一定的前瞻性，作出的策划方案要能够适应不断变化的实际情况，要把策划时和实施时的可变因素及应对、解决方法都考虑进去。如果策划没有前瞻性，方案缺乏弹性和包容性，遇到一点新情况就要另作策划，那么，工作的连续性、稳定性就会被破坏，企业正常的发展就会受到干扰。

3．创意性

策划不同于日常的工作安排，它的价值在于创意。在企业现行会议模式的基础上，找到一个最佳的解决问题、获得突破、赢得成功的途径，有时需要策划者具备开阔的视野，有点石成金的创意能力，能见人之所未见，敢行人所不敢行。只是这种创意必须建筑在对企业内外环境全面、客观、详尽了解的基础上，这样才有可能使企业通过实施策划获得最佳的效益。

（三）策划方案的写作

1.封面

如上所说，商务策划是企业发展决策的重要一环，企业领导层一般都比较重视策划书，因此，策划书的撰制从文面到内容都应该精制。一份高质量的策划书应当要有整洁、美观、规范的封面。

封面内容一般包括策划书的标题；策划书的主体内容(策划书制作公司的名称部门)；策划的日期；编号。

策划书的标题通常包括三部分：实施策划单位的名称、策划行动的范围和内容、策划书的具体文种。实施策划单位既可以是策划书的撰制单位，也可以是策划书的接受单位。文种部分通常标明策划书的具体类别，即会议策划书、会议策划方案等。

2.前言

前言主要包括两个方面内容：

一是简要的策划说明，如本次策划的缘起、意义等。二是策划书的内容概要。

3.目录

4.宗旨

简要解说策划工作的必要性、可行性。

5.正文

正文是策划书的主体，一般包括以下内容。

(1)策划目标。必须明确提出本次策划要解决的具体目标。预设目标能否实现是将来评估策划工作成功与否的重要指标，因此，策划目标必须具体明确，不能含糊其辞。

(2)确定目标的依据。预定目标能否实现，有时会受到不可预测、不山抗拒力量的干扰。但是，在策划的时候，目标的确定必须建筑在切实可靠的基础之上。要具体、详尽地陈述确定目标的依据，使策划书所确定的目标具有可信度。

(3)实施方案。总体目标、阶段目标、项目负责人和部门、资金投人、操作步骤、工作程序、具体措施……要周密详尽，便于操作。

(4)效果评估。在投人了一定数量的人力、物力和财力以后，企业总是会对策划书实施以后的效果进行评估。评估的作用一般有两个方面，一是检验策划书的实际效果，检讨实施过程中的得失；二是为下一步的策划总结教训、积累经验。因此，评估工作是整个策划活动的一个有机组成部分。在策划之初，对将来评估策划工作的方法、程序、标准等提出设想和建议，有利于策划项目完成后，评估工作能够顺利展开和结束。

6.预算

策划书和建议书、创意书的一个明显区别就是，前者是为实施而做的，实施项目必然会涉及经费支出，因此，策划书不能没有预算。预算是对策划活动所需经费的具体安排．它通常以图表的形式列明预算的项目开支、分配和项目内的费用分配等。

7.进度表

策划书的操作性极强，要顺利完成策划书中的计划任务，必须对每一项项目实施完成的时凤撮出具体韵规定。尽管在实际工作中，具体的时间安排会由于种种原因被打乱，但是，对实施策划项目进行时间安排，制订出尽可能详尽的进度表依然是必要的。

8.有关人员的职务、工作分配表

为了使策划书的各项工作能够有条不紊地进行，对项目涉及的有关人员的职权范围，工作内容、责权要求等作出计划，可以充分地统筹、整合企业的人力物力资源，有序、有效地推进策划书所确定的工作。